Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

>>TRANG TIN VỀ DỊCH BỆNH VIÊM ĐƯỜNG HÔ HẤP CẤP COVID-19 CỦA BỘ Y TẾ

>>5 an toàn để phòng dịch COVID-19 khi nới lỏng giãn cách xã hội

Ngày 22 tháng 11 năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Dưới đây là một số điểm mới được quy định tại Thông tư

Đối với quy định về quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu, về cơ bản Thông tư số 07/2012/TT-BNV đã kế thừa các quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến, đồng thời quy định mới một số nội dung như: Văn bản đi, văn bản đến được đăng ký vào cơ sở dữ liệu trên máy vi tính phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng thành sổ để quản lý; mỗi văn bản đi được lưu 02 bản (bản gốc tại văn thư và bản chỉnh lưu trong hồ sơ công việc); mỗi dấu giáp lại được đóng tối đa 05 trang văn bản; mẫu dấu “Đến” trước đây theo quy định tại Công văn 425 có kích thước là 30mm x 50mm, theo quy định của Thông tư 07 sẽ có kích thước là 35mm x 50mm và bổ sung thêm mục “Lưu hồ sơ số”

Đối với quy định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Thông tư số 07/2012/TT-BNV được ban hành lần đầu tiên đã quy định cụ thể các nội dung trong từng bước lập hồ sơ. Theo đó, để có cơ sở cho người được giao giải quyết, theo dõi công việc lập hồ sơ thì đầu năm cơ quan, tổ chức phải ban hành được Danh mục hồ sơ và cá nhân căn cứ vào Danh mục này để mở hồ sơ. Trong quá trình lập hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật kịp thời văn bản, tài liệu (kể cả phim, ảnh, ghi âm) vào hồ sơ tương ứng đã mở; khi công việc giải quyết xong thì kết thúc hồ sơ, người lập hồ sơ kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu, loại ra những bản không cần thiết (bản trùng, nháp, tài liệu tham khảo…), bổ sung những văn bản thiếu và sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo các nguyên tắc (như theo trình tự giải quyết công việc, theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản…). Đặc biệt, theo quy định của Thông tư này, bước hoàn chỉnh hồ sơ như: Viết bìa hồ sơ theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ đối với tất cả các hồ sơ; viết chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, thuộc trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan.

 

Đối với việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Thông tư số 07/2012/TT-BNV quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ là trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giao nộp tài liệu; thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu gồm những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, và quy định cụ thể không giao nộp những loại tài liệu như: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc chưa xong; các văn bản tài liệu gửi đến để biết, để tham khảo…

 

Thông tư số 07/2012/TT-BNV có hiệu lực thi hành từ ngày 07 tháng 01 năm 2013 và bãi bỏ Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan được ban hành kèm theo Công văn số 261-NV ngày 12 tháng 10 năm 1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng và Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến./.

Nguồn: Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ

NHẬP CÔNG VĂN ĐẾN TẠI ĐÂY

---------
>>Trường ĐH Nông lâm TP.HCM dành 60% chỉ tiêu xét tuyển từ thi tốt nghiệp 2020

>>Không thi quốc gia sẽ được cấp chứng nhận hoàn thành chương trình phổ thông

>>TIN HỌC GIÁ RAI trên VCNET. Đăng ký tham gia ngay!

>>TIN HỌC GIÁ RAI đang hoạt động trên Lotus. Tham gia ngay!

>>Trang cá nhân của TIN HOC GIA RAI trên GAPO. Đăng ký tài khoản Gapo ngay!